L’organizzazione di un evento o di una manifestazione è un’operazione articolata e complessa, perché attraversa una serie di operazioni da mettere in campo, l’una strettamente legata all’altra per la riuscita ottimale dell’iniziativa.
Dall’affitto dei palchi o delle pedane alla scelta delle tribune, dagli allestimenti delle luci alla logistica, tutto deve essere affidato a professionisti che operano da tempo sul mercato, per evitare di trovarsi il giorno dell’evento con problemi impossibili da risolvere e mandare, così, all’aria giorni e talvolta mesi di lavoro.
Noleggio verso acquisto: la scelta migliore
L’attrezzatura e gli allestimenti necessari alla produzione sono diversificati per ciascun evento: un concerto nella piazza di una grande città avrà senz’altro esigenze strutturali diverse da un incontro pubblico di paese, e un matrimonio in grande stile richiederà strutture differenti rispetto alla gestione di un evento aziendale. L’investimento dell’acquisto, soprattutto di fronte a un calendario corposo di iniziative spesso difformi tra loro, si rivela perciò insostenibile anche per gli enti più grandi, oltre che inutilmente dispendioso.
Per questo sempre più organizzatori di eventi, sia che siano Pubbliche Amministrazioni sia che siano Associazioni del Terzo Settore o privati, prediligono il noleggio delle attrezzature, unico modo per garantirsi efficienza, risparmio e personalizzazione delle proposte.
I palchi per i grandi eventi
Organizzare un grande evento nelle principali città italiane è un progetto di mesi, da programmare nei minimi particolari e valutando i migliori fornitori che possano offrire servizi impeccabili, nella qualità e nella garanzia di puntualità e serietà. L’affitto di uno o più palchi, magari per un evento di una pubblica amministrazione, dovrà essere preceduto da una ricerca puntuale e severa delle aziende che si occupano di allestimenti e che si impegnino a offrire servizi di alta qualità, magari affiancando il cliente con consigli anche per l’ideazione dell’allestimento completo.
I vantaggi dell’affitto palchi
Abbiamo detto come sia strategico per un organizzatore di un evento affidarsi al noleggio degli allestimenti, quindi pedane, palchi, luce, tensostrutture ecc., rispetto all’acquisto.
Perché?
Innanzitutto per la logistica e la tipologia di una manifestazione: cercare il noleggio e l’affitto palchi a Roma sarà senz’altro diverso dalla stessa operazione compiuta in un paese di mille abitanti, come pure le esigenze richieste ai fornitori, che saranno in numero maggiore in una grande città. Questo permetterà un confronto tra preventivi, una concorrenza del mercato vantaggiosa per il promotore, che sarà in grado di garantirsi il prezzo migliore senza perdere la qualità.
Da non tralasciare anche la possibilità di avere, in ogni momento, strutture nuove, all’avanguardia e pienamente rispettose di tutte le norme di sicurezza.
Anche il personale addetto alle installazioni, al montaggio e allo smontaggio, sarà costituito da professionisti che quotidianamente si occupano di questo, mentre spesso alle Associazioni o alle PA può mancare questo tipo di tecnico.
Infine la scelta di un noleggio degli allestimenti per i propri eventi sarà da preferire per una razionalizzazione degli spazi: non tutti, infatti, hanno a disposizione magazzini adeguati dove riporre tutte le strutture una volta conclusa la manifestazione.
Servizi completi per qualsiasi tipo di evento
L’enorme differenziazione degli eventi organizzati (fiere di settore, sagre e mercatini, feste private, matrimoni, concerti, meeting aziendali o manifestazioni sportive) fa sì che sia strategico avere la possibilità di richiedere servizi accessori a uno stesso fornitore.
Accanto all’affitto palchi, sarà necessario preoccuparsi di pedane, tensostrutture, gazebo e allestimenti altamente personalizzabili, solo per fare qualche esempio.
Affidarsi perciò a una ditta specializzata, che sia in grado di seguire l’organizzazione di un’iniziativa a 360°, si rivelerà un risparmio economico e di tempi, oltre a garantire una visione completa del tutto da parte di professionisti del settore.